Fint å vite før konferansen - Regler og tips

Hva gjelder for at konferansen skal anses som en konferanse?

Svaret er egentlig veldig enkelt, konferansen skal være en konferanse og formålet med konferansereisen har en direkte tilknytning til firmaets virksomhet. Selvsagt skal ikke konferansereisen kun foregå innen konferanselokalets fire vegger. Rekreerende innslag som stemningsskapende og teambyggende momenter skal kunne være en naturlig del av konferansereisen. En viktig omstendighet for den skattemessige bedømmelsen er den tidsmessige fordelingen mellom studier, konferanse og andre aktiviteter i løpet av reisen.

Det er viktig å være bevisste på hvilke regler som gjelder og å planlegge programmet deretter slik at konferansereisen anses som en avdragsberettiget kostnad for firmaet. Vi har derfor samlet noen tips om hva du som arrangerer en konferansereise bør tenke på allerede på planleggingsstadiet.

Tenk på at programmet for konferansereisen utformes som en naturlig del av den daglige virksomheten. Programmet kan inneholde forelesninger, gruppearbeid, studiebesøk, teambuilding, planlegging, utdanning osv. Se det som at det daglige arbeidet foregår i et miljø som bidrar til større kreativitet, lagånd, nytenking og konstruktiv utvikling.

Om konferansen oppfyller følgende vilkår er den normalt sett en skattefri fordel:

▪    6 timer pr. dag eller 30 timer pr. uke består av dokumentert effektiv konferansetid

▪    Det som foregår i løpet av konferansen har en direkte tilknytning til eller at resultatet er av betydning for bedriftens virksomhet.

▪    Innslag av underholdning og rekreasjon er begrenset

Tenk også på at:

Program og måltider er felles

Konferansereisens program er dokumentert i et detaljert skjema der det fremgår hvordan hver enkelt konferansedag ser ut og hvilke forelesninger, gruppearbeid, studiebesøk og annet som er planlagt

Spar på programmer, deltakerlister og dokumentasjon

Ektefelle, samboere eller barns deltakelse i tilknytning til konferansereise rapporteres separat og utgiftene fordelsbeskattes normalt.

Bokføringsmessig håndteres konferanser for egn medarbeidere som personalkostnader og bokføres for eksempel som utdannelse.

Velg konferanseanlegg i tråd med organisasjonens mål og vurderinger.

Unngå reise i helg til populære turistmål eller til avsidesliggende steder da konferansen da risikerer å fordelsbeskattes. Avgjørende er likevel forholdet mellom fornøyelse og rekreasjon mot aktiv konferansetid.

Er man usikker, anbefales det at man kontakter revisoren sin eller Skatteetaten for mer informasjon om regler og anbefalinger. Mer informasjon om beskatning av studie- og konferansereiser finnes også for nedlasting hos Skatteetaten her >>  

Kilder: www.skatteetaten.no, www.kick-off.se

 

Praktiske tips når du bestiller din konferansereise til Alpene:

  • Husk fly- og transfermat. En opplagt og fornøyd gruppe er en effektiv gruppe.
  • Forhåndsbestill arrangementer, måltider, heiskort og inngangsbilletter for å lette og effektivisere oppholdet.  
  • Ha alternativer til aktiviteter som passer for alle
  • Skifrakt er oftest dyrt direkte gjennom flyselskapene. Forhåndsbestill i stedet skileie og få testet ut det siste nye innen skiutstyr på stedet.
  • Tilpass konferanselokaler etter behov og gruppens størrelse, ha god oversikt over det tekniske utstyret
  • Forhåndsbestill underholdende og uforglemmelige aktiviteter som skaper samhold.

Gå gjennom programmet nøye sammen med konferansearrangøren din for å kontrollere at tidsskjema og program stemmer overens. 

La oss hjelpe deg med å skreddersy din reise!

Gjør en forespørsel